jueves, 10 de enero de 2013

Crear listas de datos dentro de una tabla

En algún momento nos encontramos con una situación muy particular: tenemos una tabla donde ingresamos ciertos datos en Excel, pero resulta que para evitar el ingreso de datos erroneos es mejor generar una lista de elementos que seran ingresados.

Esta lista que generaremos puede estar en la misma hoja o en otra hoja, de tal manera que la podemos ocultar.

Veamos paso a paso como llegar a este primer requerimiento.

Para ello, vamos a realizar un ejercicio muy sencillo. Resulta que nos interesa crear una tabla donde guardemos información de los eventos que puede generar un cliente. Es decir, por ejemplo, si hoy me comunique con un cliente por teléfono y me indicó que estaría realizando un pago, entonces que esto se guarde en una base de datos para luego poder consultarla. Por lo tanto seguiremos los sigguiente pasos:

Paso 1: En un libro en blanco creo el encabezado de lo que sería mi tabla.
Paso 2: Si yo deseo llenar los datos, esta claro que debo tener una lista de Clientes y otra lista de Eventos. Entonces para ello en otra hoja crearé mi lista de clientes y en otra más mi lista de Eventos.
Paso 3: Les asigno nombre a las listas. Este paso es muy sencillo. En el primer caso selecciono los clientes y en el cuadro de nombres tipeo la palabra Clientes y presiono Enter. El cuadro de nombre se encuentra encima de la columna A.
Algo muy similar realizaremos en la lista de eventos. Primero los seleccionamos y luego en el cuadro de nombres tipeamos la palabra Acciones y presionamos Enter. 
Paso 4: Regresamos a la hoja donde escribimos el encabezado de la tabla y seleccionamos toda la columna B. Vamos a la Etiqueta Datos / Validación de datos
En esta ventana seleccionamos en el campo Permitir la opción Lista, y en el campo Origen escribimos =Clientes.
Realizamos esta misma operación con la columna de Evento. Es decir, seleccionamos la toda la columna C, vamos a la Etiqueta Datos / Validación de datosEn esta ventana seleccionamos en el campo Permitir la opción Lista, y en el campo Origen escribimos =Acciones.
Paso 5: Cuando ingrese datos en mi tabla. Si alguien ingresa un dato erroneo (es decir, que no se encuentre en la lista) le dará un mensaje de error.

De esta forma nos ahorramos tiempo y evitamos errores.

Mas adelante realizaré esta misma operación pero con algunas funciones.

Saludos
Ing. Enrique Neciosup Morales