martes, 4 de junio de 2013

Tablas Dinámicas: Primeros pasos

Hace buen tiempo que he querido publicar algo sobre tablas dinámicas, pero por uno u otro motivo no me daba el tiempo para hacerlo, sin embargo, creo que es un tema fundamental para quienes manejamos gran cantidad de datos en Excel. Es  por eso, que aquí les dejo la primera publicación de muchas (espero).
¿Qué es una tabla dinámica? (Pivot Table en ingles)

Una tabla dinámica es un tipo especial de tabla de Excel donde usted puede rotar filas y columnas para ver datos desde diferentes perspectivas. 

Se usan tablas dinámicas porque permiten administrar grandes cantidades de datos simplemente arrastrando y soltando campos dentro de sus filas y columnas.

¿Como crear una tabla dinámica?

Una tabla dinámica necesariamente requiere que tengamos una base de datos o una tabla de datos previamente para poder resumir la información.

Para ello, descargaremos el siguiente archivo: Ejercicio001.xlsx


Luego de haber descargado el archivo, nos colocaremos en cualquier celda dentro de la tabla, por ejemplo, nos colocamos en C10.

Ahora nos vamos a la etiqueta INSERTAR, encontramos el botón TABLA DINÁMICA


Al hacer clic en él, nos aparecerá la siguiente ventana:


El Excel reconoce automáticamente toda la tabla, pues tiene la capacidad de leernos la mente y saber que es lo que debe seleccionar....PUES NOOOO!!!; El Excel selecciona todo hasta encontrar la primera fila y columna en blanco.

Así mismo, nos pregunta donde deseamos colocar y de manera predeterminada lo dejaremos en la opción "Nueva hoja de cálculo".

Al hacer clic en Aceptar nos aparece la siguiente pantalla


A la derecha encontraremos una ventana que lleva por título "Lista de campos de tabla dinámica" en donde se observaran todos los campos de mi tabla original (son los encabezados de las columnas) y las cuatro áreas de la tabla dinámica.

Las cuatro áreas

Me detengo un momento, pues es importante profundizar en estas cuatro áreas de la tabla dinámica. Mucha gente dice una y otra vez, que crear una tabla dinámica consiste en arrastrar campos de un lado a otro, y resulta que muchas veces se pierde, quedan como "Adán en el día de las madres"...no saben que hacer!!!

Por ello, creo conveniente que "entendamos" que hace cada área.

El área de fila o columnas: Estas áreas sirven para resumir información. JAMAS deben tener datos repetidos, pues si encuentro un dato repetido significa que ese dato está mal escrito en la tabla original.

En este caso, arrastraremos el campo CLIENTE al área de FILA, como observamos:


Observen que aparece un listado de cliente, y que no hay ningún repetido, y si los hubiese tal vez un dato está escrito con tilde y otro no, o un espacio de mas, etc.

Ahora llevaremos el campo ARTICULO al área de columnas, y obtendremos lo siguiente:

Como ven esta área se comporta igual que el de filas, pues también resume los datos, y no encontraremos artículos repetidos.

El área de Valores
Sirve propiamente para hacer operaciones: Sumas, Contar, Promedio, etc. Es por ello que llevaremos el campo UNIDADES a dicha áreas, y veremos lo siguiente:


Entonces podremos apreciar cuantas unidades compró cada cliente de cada producto.

Mas adelante profundizaré el área filtro de informe, y otras operaciones.

Espero les sirva y si no, no importa, mas vale saber y no usarlo, que necesitarlo y no saberlo... estoy profundo hoy!!!

Saludos
Ing. Enrique Neciosup Morales