lunes, 3 de junio de 2013

Actualización automática de una lista en una tabla de Excel


En una publicación anterior, vimos como crear una lista de datos dentro de una tabla, y nos encontramos con un pequeño inconveniente.


Resulta que si la lista de datos varia, esta no se actualiza automáticamente en la lista dentro de la tabla, sino que hay que cambiar la referencia del nombre indicado anteriormente.



Para evitar este procedimiento que se vuelve tedioso, vamos a generar un nombre de rango de datos utilizando la función DESREF, que antes hemos publicado por lo que les recomiendo que lo repasen por un momento.


Bueno vamos a realizar paso a paso el procedimiento para que las listas se actualicen automáticamente.


Paso 1: En una hoja de Excel vamos a colocar el siguiente encabezado:



Paso 2: En otra hoja colocaremos la lista de países y le asignamos un nombre al rango (desde el Cuadro de Nombres)



Paso 3: Modificaremos el contenido del rango, para ello iremos a la etiqueta Formulas y luego la opción Administrador de nombres y obtendremos la siguiente pantalla.


Al hacer clic en el Botón Editar, vamos a cambiar el campo Hace referencia a por la siguiente formula:

=DESREF(Hoja2!$A$2, 0, 0, CONTARA(Hoja2!$A:$A) - 1)

     Hoja2!$A$2: Posición ancla o inicial
     0: 0 filas
     0: 0 Columnas
     CONTARA(Hoja2!$A:$A) - 1: Es el alto de la lista. Contará cuantos datos hay menos 1 (no cuenta el título)



Luego de haber ingresado dicha formula, cuando agregue mas países, el Rango ListaPaises automáticamente los incluirá pues contará nuevamente cuando datos hay en la columna A menos 1.

Paso 4: Definimos la regla de validación en la tabla original, es decir, seleccionamos la columna C de la tabla, y luego nos vamos a la etiqueta Datos, la opción Validación de Datos y colocamos lo siguiente:


Al hacer clic en Aceptar, ya tendríamos todo listo para que nuestra lista se actualice automáticamente y vamos a comprobarlo.

Comprobación del resultado

Si nos colocamos en C2 y desplegamos el botón que nos aparece tendremos la lista original:

Si en la lista de países agrego dos países, por ejemplo Perú y Ecuador



Automáticamente aparecerá en la lista de la columna C.



Espero que todo esto les pueda ayudar en su trabajo diario y si no, no se preocupen practicándolo unos 5 o 10 años queda mas claro...mentira.

Como diría un jardinero al otro "Vivamos felices...mientras PODAMOS"

Saludos
Ing. Enrique Neciosup Morales