jueves, 2 de octubre de 2014

Creaciones de autoesquemas en Excel


Un esquema se puede definir como un resumen preciso que refleja los conceptos más importantes o de mayor trascendencia de una tabla.
La mejor opción para crear esquemas es que lo haga Excel automáticamente, puesto que tarda mucho menos tiempo que haciéndolo manualmente.

Creación automática de esquemas

Existen unos requisitos previos para que Excel 2010 pueda crear automáticamente el esquema:
  • Las filas sumario deben estar por encima o por debajo de los datos, nunca entremezclados.
  • Las columnas sumario deben estar a la derecha o a la izquierda de los datos, nunca entremezclados.

Si la disposición de los datos no se corresponde con estas características nos veremos obligados a definir el esquema manualmente.

Veamos el siguiente ejemplo:

Tenemos la siguiente tabla:


Nos situamos sobre una celda cualquiera y seleccionamos la opción Autoesquema del menú Agrupar que se encuentra en la pestaña Datos.


Automáticamente, Excel nos genera los niveles del esquema como podemos ver a continuación:


En la imagen anterior podemos ver que ahora aparecen unas líneas en la zona izquierda de las celdas y otra línea sobre las columnas de la tabla.

Además, vemos en la esquina superior izquierda unos números que nos indican cuántos niveles tiene el esquema.

Por columnas podemos ver que existen dos niveles:

  • La tabla desplegada por completo
  • y la tabla con los datos trimestrales.

Por filas tenemos tres niveles:
  • La tabla desplegada completamente
  • Por autonomías
  • y solo por España.

Para comprimir y expandir el esquema sólo tenemos que hacer clic en los símbolos - y + de cada nivel.

Por ejemplo, en la tabla del ejemplo, si hacemos clic sobre el - encima del primer trimestre, comprimiremos ese trimestre, si hacemos lo mismo sobre los niveles de cada autonomía, el esquema se nos quedaría como podemos ver en la imagen.




Mas adelante veremos como realizar esquemas manualmente y como realizar esquemas inversos.


Espero que les sirva esta publicación.


Saludos

Ing. Enrique Neciosup Morales