martes, 15 de abril de 2014

Crear un filtro manual con validación de datos y formulas - 1ra parte


La semana pasada, mientras impartía una capacitación de Excel Avanzado me preguntaron ¿Cómo crear un filtro que al seleccionar un dato, este me muestre todos los registros de la tabla que se encuentra en otra hoja y que cumplen con esa condición?

Lo primero que se me vino a la mente es que el Excel trae ya la opción de Auto filtro en donde podemos seleccionar uno o varios datos y este filtra la tabla.
Pero obviamente lo que espera la persona que me consulto esto, es hacer algo mas "nice", algo mas complejo; algo que deje boquiabierto, estupefacto, asombrado a los compañeros y obviamente al jefe.

Como siempre lo he dicho: "el que nada sabe.... nada teme"; pues para eso esta Google, y luego de realizar la respectiva búsqueda e investigación, encontré una posible solución.

Vamos a realizar esta operación usando solamente funciones, aunque mas adelante publicaré el mismo proceso pero usando Macros.

Para realizar esta operación seguiremos los siguientes pasos:

Paso 1: Organizar nuestro archivo de Excel. 
Tendremos 3 hojas. A la primera la llamaremos "Resumen", la segunda hoja llamaremos "Tabla" y la tercera "Lista"

En la hoja "Tabla" colocaremos nuestra tabla completa, con toda la información.

En la hoja "Lista" copiaremos la columna que servirá de filtro. En este caso copiamos la columna "Nombre_cli", luego la ordenamos y quitamos los duplicados.

Seleccionamos los clientes únicos (A2:A24) y a ese rango le pondremos un nombre... en este caso le pondremos "clientes" en nuestro cuadro de nombres.

Ahora preparemos la hoja "Resumen" de la siguiente manera:
- En la celda B2 colocaremos el siguiente texto: "Seleccione un cliente"

- En la celda C2 vamos a implementar una regla de validación. etiqueta Datos, grupo Herramienta de Datos , botón Regla de Validación.

En lugar de cualquier valor, seleccionamos "Listas" y donde indica "Origen" colocaremos:
 =Clientes 

Luego hacemos clic en Aceptar.

Esto nos permitirá tener un cuadro desplegable con la lista de mis clientes y poder seleccionar uno de ellos a la vez.

A esta celda le pondremos por nombre "DatoBuscado"

- En la fila 5 copiaremos el encabezado de la tabla.

Ya con esto hemos preparado las bases de nuestro trabajo.

Esta la primera parte de como crear un filtro manualmente con validación de datos y algunas formulas.

La continuación (2a parte) de esta publicación lo encontraremos en el siguiente enlace.


Saludos
Ing. Enrique Neciosup Morales