lunes, 7 de abril de 2014

Ordenar textos en una tabla o rango de datos en Excel

Aunque este es un proceso conocido por muchos, tal vez no hemos profundizado en los problemas que podemos encontrar al ordenar una tabla o rango de datos.
Para ello, debemos colocarnos en cualquier celda de la columna que queremos ordenar como vemos en la siguiente imagen:

Como observan estoy posicionado en la celda C6, pues deseamos ordenar la columna de "Direccion_Cli".
Sería un error muy grave si selecciono toda la columna C, pues ordenaría solo esa columna sin considerar las demás columnas.
En la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, siga uno de estos procedimientos.
- Para ordenar en orden alfanumérico ascendente, haga clic en Ordenar de A a Z
- Para ordenar en orden alfanumérico descendente, haga clic en Ordenar de Z a A.
También puede ordenar distinguiendo las mayúsculas de las minúsculas:
- En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Ordenar.
- En el cuadro de diálogo Ordenar, haga clic en Opciones.
- En el cuadro de diálogo Opciones de ordenación, seleccione Distinguir mayúsculas de minúsculas.
- Haga clic dos veces en Aceptar.

Comprobar si todos los datos están almacenados como texto
Si la columna que desea ordenar contiene números almacenados como números y números almacenados como texto, será necesario que les aplique formato de texto a todos. Si no lo hace, los números almacenados como números se ordenarán antes que los números almacenados como texto. 
Para aplicar formato de texto a todos los datos seleccionados, en la ficha Inicio, en el grupo Fuente, haga clic en el botón Formato de fuente de celda, haga clic en la ficha Número y, en Categoría, haga clic en Texto.
Quitar los espacios a la izquierda 

En algunos casos, los datos que se hayan importado de otra aplicación pueden tener insertados espacios delante de los mismos. Antes de ordenar los datos, quite estos espacios. 
Puede hacerlo manualmente o puede usar la función RECORTAR.

Saludos
Ing. Enrique Neciosup Morales