miércoles, 30 de septiembre de 2015

Evaluar si un proceso se entregó a tiempo


Un buen amigo me preguntó que formulas puede utilizar en Excel para evaluar cuanto tiempo le queda para que se cumplan los plazos de distintos procesos. Además, me indicó que esto les podría ayudar mucho a los abogados.
Como ingeniero, se me ocurre varias formas de llegar a esta solución, pero como me indicó que es para ayudar a los abogados, entonces debo simplificarlo mucho. (Obviamente es una broma fina y sutil)...

Pero bueno, empecemos por comprender que en Excel no existen datos de tipo Fecha, en realidad las fechas del Excel, son números en Formato de Fecha, de tal forma que, por ejemplo, el número 1, viene a ser el 01/01/1900.

Hoy es 30/09/2015, pero para el Excel si le quitamos el formato es el número 42277.

Eso facilita mucho las cosas, pues para hacer operaciones con fechas, simplemente hay que sumar y restar.

Por ejemplo, tengo la siguiente tabla (con datos ficticios)


En la columna D, simplemente estoy sumando los valores de la columna B y C


Hasta este momento, hemos calculado la fecha de Vencimiento del proceso, pero la pregunta no es como calcular la fecha de vencimiento, sino como evaluar la cantidad de tiempo restante o faltante. Y antes esto tenemos 2 escenarios:
  • El primer escenario es si el proceso aún no ha sido finalizado, saber cuantos días me quedan antes de que se cumpla el plazo, o cuantos días ya venció. En esta opción debo capturar la fecha de HOY, y para ello usamos la Función HOY().

  • El segundo escenario es si el proceso ya finalizó, entonces debo saber la fecha de finalización para poder evaluar si se entregó a tiempo o no.

Para lograr evaluar ambos escenarios utilizaremos en la celda D2 la siguiente formula:

=SI(ESBLANCO(F2);D2-HOY();D2-F2)

esa formula nos indica, si la Fecha de Entrega está en blanco (o vacía... quiere decir que aún no finaliza), le restamos a la Fecha de Vencimiento la Fecha de HOY; pero si la Fecha de Entrega Real no está en blanco (quiere decir que ya finalizó el proceso), calcule la cantidad de días de diferencia entre la Fecha de Vencimiento y la Fecha de Entrega Real.


Podemos apreciar que, el proceso A vence el 01/10/2015 y fue entregado el 25/09/2015; por lo tanto le quedaban 6 días de plazo.

El proceso B venció el 20/09, sin embargo fue entregado el 30/09, por lo tanto tuvo 10 días de atraso.

El proceso C venció el 25/09 y aún no ha sido finalizado, por lo tanto tiene 5 días de atraso al día de hoy.

El proceso D vence el 10/10, por lo tanto aún le quedan 10 días de plazo.

Sin embargo, ante esto, se me ocurrió colocar una columna adicional donde me indique en que estado se encuentra el proceso, y para ello utilizaremos la siguiente formula:

=SI(ESBLANCO(F2);SI(E2>=0;"POR ENTREGAR DENTRO DEL PLAZO";"POR ENTREGAR FUERA DEL PLAZO");SI(E2>=0;"ENTREGADO DENTRO DEL PLAZO";"ENTREGADO FUERA DEL PLAZO"))

En este caso tenemos 4 escenarios:
  • Si Fecha de Entrega está en blanco y la cantidad de días son positivas, entonces el estado es Por entregar dentro del plazo.

  • Si Fecha de Entrega está en blanco y la cantidad de días son negativas, entonces el estado es Por entregar fuera del plazo.

  • Si Fecha de Entrega no está en blanco y la cantidad de días son positivas, entonces el estado es Entregado dentro del plazo.

  • Si Fecha de Entrega no está en blanco y la cantidad de días son negativas, entonces el estado es Entregado fuera del plazo.


Listo, eso sería todo.... como le diría un jardinero al otro: "Seamos felices, mientras podamos"